電話対応を楽にする！苦手な人が正しい電話対応をするためのヒント

電話対応が苦手で、他の仕事が向いているのでは？と思っている人は、この記事をご覧ください。電話対応が苦手な人の特徴や原因を踏まえて、電話対応を上達させるコツなど解説し、それでも難しい場合には退職代行サービスの活用も検討も紹介しましょう。

それでは、電話対応が上手になるための準備について解説します。よろしければ、最後まで読んでみてください。

電話の対応が苦手な人のタイプ

電話対応が苦手な人には、いくつかの共通点があることが多いようです。「初対面の人と話すのが苦手」「電話をかけるのが苦手」「ビジネス用語が苦手」「周りの人をすごく意識している」などです。

それぞれのタイプについて紹介します。

人と話すのが苦手

知らない人と話すのが苦手な人がいます。適切な言葉が思い浮かばず、うまくコミュニケーションが取れているように感じられないことが多いようです。

特に電話で話すときは緊張してしまい、うまく応答できないことがあります。自分の気持ちを伝えるための表情やボディーランゲージがないことを意識してしまうので、とても不安になることがあります。

また、恥ずかしさや羞恥心などの感情を抱き、正しい言葉を探すのに苦労する方も少なくありません。

電話をかけるのが苦手

自分から会話を始めることに慣れておらず、電話をかけること、電話に応対することに抵抗がある方もいます。その結果、通話中にうまく話せなかったり、自分を表現できなかったりすることがあります。

これは、トレーニング不足や自信のなさ、あるいは根底にある不安感などの結果である可能性があります。特に、大切な人たちや憧れの人たちから批判されることを恐れて、自分を適切に表現できないことがよくあります。

ビジネストークが苦手

電話対応が苦手な人は、ビジネスシーンでの会話も苦手かもしれません。上司や同僚との会話から、見知らぬ人たちの前で行うプレゼンテーションまで、あらゆるレベルのビジネスシーンに当てはまります。

また、言いたいことがあっても、うまく表現できなかったり、気持ちが高ぶって言葉に集中できなかったりすることもあります。会話が苦手な人は、練習して準備することが大切です。

身の回りのことが気になる

電話に出るのが苦手な人は、周囲の人にとても気を遣っていることが多いようです。人前で話したり、聞こえるように大きな声で話したりすることが苦手なため、「自分は努力しているのに、周囲に迷惑をかけている」という印象を与えてしまうのでしょう。

さらに、内向的な性格の人は、突然の電話から折り返すときに適切な言葉が見つからず、緊張と不安をさらに強めてしまうこともあるようです。電話による不安の高まりは、手に汗をかいたり、頭がくらくらしたり、呼吸が乱れたりと、身体的な症状として現れることもあります。

電話の対応が苦手な原因

電話対応が苦手という原因を考えると、人の性格という部分も大きいですが、他にも原因となるポイントは複数あります。電話対応という行為自体、多くの人にとってストレスになりがちです。

その理由について、以下のようなポイントが挙げられます。

知らない人と話すのが不安

人によっては、知らない人と話すのが苦手な人もいます。未知の人への恐怖心や、知らない人にどう対応していいかわからないという感覚もあるでしょう。
このため、電話がかかってきても出ないという選択をする人もいます。

相手の表情が見えない

また、相手の表情が見えないと、電話に出にくいと感じることもあります。ボディランゲージや表情がないと、相手の反応や意図を把握することは難しいでしょう。

また、視覚的な合図がないため、会話を中断するタイミングがわかりにくいこともあります。

クレームが怖い

電話対応が苦手な人に多いもう一つの理由は、苦情や批判を恐れていることです。電話で人と接する場合、クレームや批判を受ける可能性が高くなります。
この恐怖心が、そもそも電話を取ることを止めてしまうこともあるのです。

電話の対応が苦手な人の対処法

電話対応が苦手な人は、さまざまな性格や傾向が原因になっている可能性があります。例えば、コミュニケーションをとるのが苦手な人や、自分の頭で考えるのが苦手な人もいます。

また、恥ずかしがり屋で会話が続かない人や、電話に出るときのマナーを知らない人もいるでしょう。原因が何であれ、これらの特徴を認識し、電話対応のスキルを向上させることに注力することが重要です。

明確に、はっきりと話す

電話対応で最も重要なことの一つは、はっきりと、そして簡潔に話すことです。相手はあなたの言っていることを理解する必要があります。そのため、言葉をはっきりと発音し、ゆっくり話す練習をすることが大切です。さらに、しっかりと聞き取れる大きな声で話すことも大切です。

必ず復唱する

良い電話対応をするためには、電話対応時にできるだけ多くの情報を提供することが大切です。

会社名や団体名、役職、電話の目的などを簡潔に伝えるのです。そうすることで、相手はなぜ電話をかけてきたのかを明確に理解し、正しい方向から会話を始めることができます。

話しながらメモを取る

企業や団体で電話を受ける場合、話しながらメモを取ることが重要です。メモを取ることで、重要なことを忘れてしまうことを防ぎ、また、必要であれば会話を参照することができます。

電話対応で最低限抑えておくべきビジネスマナー

電話対応が苦手な人は、そのような役割に必要な基本的なビジネスマナーが身についていないことが多いようです。このマナーを磨くことで、より効率的な電話対応を身につけることができます。ここでは、電話対応に欠かせないマナーをご紹介します。

電話対応をするタイミング

電話対応を成功させるコツは、タイミングよく電話に出ることです。電話に出るまでに時間がかかりすぎると、電話をかけてきた人が焦って電話を切ってしまうことがあります。

しかし、電話を早く取りすぎて、プロらしくない印象を与えないように注意することも必要です。3回以内に電話に出ることを目標にしましょう。

聞き取りにくい場合の確認事項

耳が遠い場合は、会話の中で重要なことを確認することが大切です。そうすることで、お互いを明確に理解することができます。

そのためには、アクティブリスニングのスキルを使い、聞き取った関連情報を繰り返し伝える必要があります。そうすることで、相手の要望を正確に伝えることができます。

発信者の名前と要望を復唱する

相手の質問に答えたり、要望をかなえたりする前に、相手の名前と電話の目的を思い出すことが重要です。発信者の名前、ご要望、電話をかけた目的を復唱する必要があります。そうすることで、会話が簡潔かつ効率的になります。

静かに電話を切る

会話が終わったら、必ず静かに電話を切りましょう。これは、電話をきちんと切らなかった場合に発生する可能性のある、さらなるいざこざやトラブルを防ぐためです。

電話対応がない職種を考えるのもあり

どうしても電話対応のスキルが上がらない、もしくは苦手意識が拭えない場合は、電話対応をしない職種を検討することも考えたほうがいいでしょう。現在では、退職を決意してから退社するまでのすべての手続きを代行してくれる退職代行サービスが複数の企業から提供されています。

退職代行サービスとは

退職代行サービスは、退職手続きを合理化し、従業員の負担を軽減することを目的としています。退職代行サービスにかかる費用は、節約できる時間に比べればわずかに感じるほどリーズナブルな設定が多いです。

ほとんどの退職サービスには、離職するまでの支援、さらには離職者に合わせた履歴書と書類作成のアドバイスや代行などが含まれています。また、転職を成功させる提案やサポートもあります。

複合的にサービスがあるので、依頼人が辞めたい仕事を退職して次の就職活動を始めるにあたって、より良い条件が期待できます。

まとめ

・電話対応が苦手なのは性格的なものがある
・電話対応が苦手なのは環境的な理由もある
・まずはビジネスマナーをもとにスキルを身につける
・どうしても克服できない場合は違う職種に
・退職代行サービスを利用すれば退職もスムーズ

電話対応は、慣れていない人や経験がない人には難しいかもしれません。しかし、電話対応のスキルを向上させるためにできることはいくつかあります。自信を持ち、必要な情報を準備しておくことが大切です。

もし、どうしても電話対応がうまくできない場合は、退職時に必要な手続きを代行してくれる退職代行サービスもあります。そのなかでも、おすすめの退職代行サービスに「退職代行Jobs」があります。悩まれている方は、まず問い合わせてみてはいかがでしょうか？